وقتی از مدیریت صحبت می‌شود، به‌طورحتم مدیریت زمان یکی از اساسی‌ترین مهارت‌های تأثیرگذار در موفقیت شخصی و تحصیلی و شغلی است.
همه‌ی ما خوب می‌دانیم که آنچه در ذهن و فکرمان می‌گذرد، بر تصمیم‌گیری، احساسات، عملکرد و کنترل زمانمان تأثیرگذار است. ازاین‌رو، قصد داریم نگاهی اجمالی به تکنیکی به نام تکنیک پومودورو بیندازیم و بتوانیم با اتکا بر این روش مدیریت زمان، حواسپرتی در حین کار را به تمرکز تبدیل و در زمان کوتاه بیشترین عملکرد ذهنی را تجربه کنیم.
تکنیک پومودورو چیست؟
تکنیک پومودورو را پژوهشگر و کارآفرین و نویسنده بنام، فرانچسکو سیریلو، ابداع کرد و در وهله‌ی نخست با تایمری به‌شکل گوجه‌فرنگی اجرا می‌شد. گفتنی است نام پومودورو نیز از همین شباهت به گوجه‌فرنگی آمده است. او این تکنیک را برای پیگیری و پیشبرد اهداف تحصیلی‌اش در دانشگاه به‌کار می‌برد. تکنیک پومودورو بسیار آسان است: زمانی‌که با وظیفه‌ی بزرگی رو‌به‌رو شدید، آن را به اهداف کوچک و کوتاه‌مدت با زمان محدود تقسیم‌بندی کنید.
این تمرین به مغز کمک می‌کند تا در آن مدت کوتاه بر وظیفه‌ی مشخصی تمرکز و از پرش فکری جلوگیری کند. همچنین در این حالت، انرژی فرد به‌یک‌باره از دست نمی‌رود و بازدهی و کارایی وی در بیشترین سطح خود خواهد ماند. این سیستم به‌صورت یک چرخه عمل می‌کند و با گذشت زمان متوجه بهبود عادات مغزی خود خواهید شد. نتیجه‌ی وقفه‌های زمانی را نیز در تقویت انگیزه و شکوفایی خلاقیتتان می‌بینید.
تکنیک پومودورو شامل چه مواردی است؟
برای اجراکردن این تکنیک ساده به هیچ کتاب و برنامه‌ی خاصی محتاج نیستید و فقط کافی است یک تایمر داشته باشید و مراحل زیر را به‌ترتیب انجام دهید:
- وظیفه‌ای مشخص را انتخاب کنید.
- تایمرتان را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
- در ازای هر ۲۵ دقیقه تمرکز و فعالیت، ۵ دقیقه استراحت کوتاه داشته باشید.
- بعد از اینکه ۴ مرتبه دوره‌ی (۵-۲۵) را تکرار کردید، استراحت طولانی‌مدت (۱۵ تا ۳۰ دقیقه) به خود بدهید.
استراحت کوتاه‌مدت برای صرف قهوه، پرکردن لیوان آب، انجام نرمش، قدم‌زدن در فضای باز و… در نظر گرفته شده است. در استراحت طولانی‌مدت نیز، پیشنهاد می‌شود کاری را انجام دهید که از آن انرژی زیادی می‌گیرید تا برای ۴ دوره‌ی (۵-۲۵) بعدی آماده شوید.
موضوع بسیار مهمی که در زمان اجرای تکنیک پومودورو پیش می‌آید، عوامل مختل‌کننده و حواسپرتی است. این عوامل می‌توانند تماس تلفنی، صدای پیامک، حضور و مکالمه‌ی اعضای دیگر خانواده و… باشند. این اراده خیلی مهم است که شما به دوره‌ی ۲۵ دقیقه‌ی پومودورو خود پایبند بمانید و حواس‌پرتی‌ها را به‌تعویق بیندازید. ما برای حل این مشکل راهکار «اطلاع‌رسانی، مذاکره، تماس» را پیشنهاد می‌کنیم. این راهکار به‌شرح زیر است:
- قبل از شروع دوره‌ی پومودور به اطرافیانتان اطلاع‌رسانی کنید که در حال تمرکز روی پروژه هستید.
- پیشاپیش زمان بازگشت از مشغولیتتان را اطلاع دهید.
- در دوره‌ی استراحتتان، بلافاصله کاری که ذهنتان را مشغول کرده، انجام دهید و برای پیگیری و تماس‌هایتان وقت صرف کنید.
البته برای کارهای خیلی ضروری نیز استثنا وجود دارد؛ اما صادقانه شرح‌دادن وضعیتتان شما را از تنگنا نجات خواهد داد و کنترل و مدیریت زمانتان را بهبود خواهد بخشید.
ابزار شروع پومودورو
همان‌گونه که قبلاً گفتیم، تنها ابزار لازم یک تایمر است. سیریلو تایمر‌های دستی را پیشنهاد می‌کند؛ زیرا اعتقاد دارد چرخاندن دستی تایمر نشان‌دهنده‌ی عزم شما برای شروع این کار است و تأثیر فیزیکی این امر بر ذهن بیشتر است. به‌هرحال ما در این‌‌جا برنامه‌های دیگری را مرور می‌کنیم که پومودور را به‌همراه امکانات بیشتری دارند:
- Marinara Timer: برنامه‌ای تحت‌وب است که شما می‌توانید زمان‌های (۵-۲۵) و استراحت‌های (۱۵ تا ۳۰) را به‌راحتی تنظیم کنید و صفحه‌ی آلارم خود را باز نگه دارید. برای استفاده از این برنامه، به نصب هیچ‌گونه نرم‌افزاری نیاز ندارید.
- Tomighty: برنامه‌ای براساس پلتفرم دسکتاپ است که عمل شروع و پایان تایمر را به‌صورت سنتی ارائه می‌کند.
- Pomodorable: در این اپلیکیشن، می‌توانید برای وظیفه‌ای مشخص هر تعداد دوره‌ی پومودورو که لازم است، تعریف و بررسی کنید چه مقدار از کار را پیش برده‌اید.
- Pomodoro: اپلیکیشن رایگان و ساده‌ای است که صرفاً زمان پایان تایمرتان را با آلارم اطلاع می‌دهد.
- Focus Timer (PomodoroPro): این برنامه برای iOS ارائه می‌شود و تایمری قوی با امکاناتی برای آیفون و آیپد است. از قابلیت‌های آن می‌توان به تنظیم ساعت شروع و استراحت، سابقه‌ی تمرکز، زمان باقی‌‌مانده از جلسات کاری و حتی سیستم رتبه‌بندی برای ایجاد انگیزه در کاربر اشاره کرد. آلارم این اپلیکیشن تنظیم‌شدنی است و حتی پس از خاموش‌شدن صفحه‌ی موبایل به کار خود ادامه می‌دهد.
برنامه‌های یادشده را امتحان کنید؛ اما به‌خاطر بسپارید که موضوع اصلی تمرکز شما در این تکنیک است، نه نوع تایمرتان!
مخاطبان اصلی این تکنیک
پومودورو برای تمام افراد در هر سن و با هر وظیفه‌ی تحصیلی یا شغلی کاربردی و اجرایی است؛ اما برای فریلنسرهایی که به‌صورت فردی مجموعه‌ای از وظایف را برعهده دارند و موظف به آماده‌سازی کار و ارائه به مشتریان در زمان مشخص هستند، کاربرد بیشتری دارد.
در‌نهایت، فراموش کنید این تکنیک صرفاً روشی پیشنهادی است که ممکن است برایتان مناسب باشد یا نتوانید با آن ارتباط برقرار کنید و در چنین حالتی، بهتر است انجام‌دادنش را برای خودتان اجبار نکنید. بااین‌حال، اگر این روش برای شما جواب داد، به زمان‌های مکث و استراحت توصیه‌شده عمل کنید. این وقفه‌های منظم برای بهره‌وری فرد مهم است.
