چطور ارتباطات کسب‌وکارمان را بهبود ببخشيم؟
هیچ یک ،در اين گفت‌وگو راهکارهاي جالبي را براي رشد ارتباطات خود و کسب‌وکارتان خواهيد يافت که مطمئنا عمل به آنها، بسيار تاثيرگذار است.
ارتباطات به زبان ساده چيست؟
متاسفانه استادان ما، حتي برخي از همکاران خود من، آنقدر رسمي صحبت مي‌کنند و لغت‌هاي عجيب به کار مي‌برند که مخاطبانشان زده مي‌شوند. به نظر من شما مي‌توانيد آسان‌تر صحبت کنيد و اتفاقاً خوب هم صحبت کنيد. فرض کنيد شما دانشگاهي هستيد و گنجينه لغاتتان چهار هزار کلمه است و من آدمي معمولي هستم و گنجينه لغاتم هزارتا. وقتي با چهار هزار لغت صحبت مي‌کني من نمي‌توانم تو را بفهمم. اينشتين مي‌گويد: «اگر تو بتواني فرضيه نسبيت را طوري بگويي که مادربزرگت بفهمد، معلوم مي‌شود فيزيک بلدي!»
چطور مي‌توانيم ارتباطات موثرتري برقرار کنيم؟اين تا حد زيادي برمي‌گردد به خواستن يا به اصطلاح «قدرت اراده». به نظرم ارتباط خوب داشتن مثل ترک سيگار است! يعني شما بايد بخواهي تا انجامش بدهي وگرنه مدام دلتنگ سيگار مي‌شوي. بايد براي ارتباط بهتر کوشش کني. چند روز پيش در سازمان کوچکي بودم و مدير به من غر مي‌زد که کارکنانم خيلي پرخاشجو هستند و همه‌اش حرف‌وحديث هست و… من به مدير گفتم اصلا آخرين بار کي نشستيد راجع به ارتباطات با همديگر صحبت کنيد؟!شما همه‌اش دستور مي‌دهي اين کار را بکن، آن کار را نکن و خودت هم با آنها خوب ارتباط برقرار نمي‌کني. انسان‌ها معمولا مرجع قدرت را نگاه مي‌کنند. در يک سازمان به مدير نگاه مي‌کنند و اگر مدير درست ارتباط برقرار کند آنها هم بهتر رفتار خواهند کرد. مثلا اگر مدير مودب باشد آنها هم سعي مي‌کنند مودب باشند.
تعريف مودب‌بودن چيست و چطور بايد مودب باشيم؟
الزاماً اينکه هر حرفي را مي‌زنيم جمع ببنديم معناي مودب‌بودن نيست! مي‌توان در عين صميميت هم مودبانه رفتار کرد. مهم اين است که همراه با ادب ارتباط هم برقرار شود. مثلاً من مي‌بينم که پليس نامحسوس سعي مي‌کند خيلي مودب باشد ولي اصلا نمي‌توانند با آدم‌ها ارتباط برقرار کنند! جمله‌بندي و حرف‌هايشان را اگر روي کاغذ بخوانيد کاملا درست است ولي وقتي با شما حرف مي‌زنند اين‌جور نيست! مثلا اينکه سرش را بالا مي‌گيرد و اصلا به شما نگاه نمي‌کند! پيچيده و سخت صحبت‌کردن دليل بر فهم و ادب بالا نيست.
ارتباطات در يک سازمان و کسب‌وکار چقدر مهم است؟
شما به‌عنوان يک انسان از قسمت‌هاي مختلفي مثل کليه، چشم، قلب و… تشکيل‌شده‌ايد. اينها همه در يک پوسته جمع شده و يک‌پوست هم دورش هست و شده‌اي تو. يک فرماندهي مرکزي داريد که اطلاعات مي‌دهد الان بخوان، بنويس، بند کفشت را ببند و… عامل ارتباطي بدن سيستم‌هاي عصبي است. يعني سيستم عصبي سيگنال‌ها را مي‌فرستد و اين اتفاقات مي‌افتد. حالا اگر بيمار شوي مثلاً پارکينسون بگيري چه اتفاقي مي‌افتد؟ سيستم‌هاي عصبي‌ات از کار مي‌افتد. مغزت درست کار مي‌کند اما دست و بدنت با آن هماهنگ کار نمي‌کند زيرا سيگنال‌ها به آن نمي‌رسد. يک کسب‌وکار و سازمان هم از قسمت‌هاي مختلف تشکيل شده است. مثل بخش فروش، حمل‌ونقل، حسابداري و… اينها همه در يک‌جا و تحت يک پوسته باهم جمع شده‌اند و يک فرمانده مرکزي دارند که همان مديريت است. سيستم عصبي سازمان چيست؟ ارتباطات. با اين تعريف چند تا سازمان مي‌شناسيد که پارکينسون دارند؟!! بسيار زياد. ارتباطات سازماني خواندن و نوشتن نيست. حرف‌زدن، گوش‌دادن، انتقال اطلاعات و طراحي اطلاعات است. حتي آبدارچي هم بايد ارتباطات را بلد باشد و بداند.
چطور مي‌توانيم در کسب‌وکارمان ارتباطات را بهبود ببخشيم؟
متاسفانه ما مردمي کتابخوان نيستيم و بايد اين را قبول کنيم. بسياري از سازمان‌ها به کارکنان خود کتاب مي‌دهند و هيچ اتفاقي هم نمي‌افتد! چون کسي نمي‌خواند. آدم‌هاي عادي جامعه بيشتر ديداري و شنيداري هستند و به همين دليل من به سازمان‌ها و کسب‌وکارها توصيه مي‌کنم که ماهي يک‌بار دورهم جمع بشويد و تبادل تجربيات کنيد. راجع به ارتباطاتتان صحبت کنيد. دورهمي بگيريم و در آنها بازي کنيم. مثلا به يک فرد بگوييم تو نقش مشتري‌هاي ايرادگير و بدعنق را بازي کن و ديگري هم جوابش را بدهد. همه مي‌توانند نظرات و تجربيات خود را به هم انتقال بدهند.يا مثلا يک نفر نقش مشتري کم‌پول را بازي کند. هرکسي که در ابتدا کلي پول خرج کند الزاماً مشتري بهتري نيست. بايد ياد بگيريم چطور کار مشتري کم‌پول را هم راه بيندازيم و کمکش کنيم و با او ارتباط بگيريم. خلاصه اينکه دورهم بنشينيم و با هم صحبت کنيم و يک کار متفاوت انجام بدهيم. مي‌توانيم براي يك سال يا چند ماه کاري‌مان نام تعيين کنيم. مثلا بگوييم امسال يا اين فصل، سال يا فصل ارتباطات است. و در آن زمان تمام کارکنان و مدير سعي کنند ارتباطات را ياد بگيرند. مهم اين است در جلسات خود شعار ندهيم.کاري که من در شركتم مي‌کنم اين است که حتي از اين جلسات فيلم مي‌گيرم و بعد همه مي‌نشينيم و آن فيلم را کالبدشکافي مي‌کنيم. مثلا به هم مي‌گوييم اينجا داري پرچانگي مي‌کني، آنجا داري تند و تهاجمي حرف مي‌زني و… و شما فکر کنيد ده مرتبه اين کار را تکرار کنيد! خيلي چيزها در همه افراد درست خواهد شد. در ضمن همه اعضا قوي خواهند شد.مسئله ديگر در تمام کسب‌وکارها چه يک ساندويچي باشد يا يک مغازه کوچک، کاغذها و اقلام بازاريابي است. علمي هست به نام information design يا طراحي اطلاعات که در اروپا بسيار رايج است. طراحي اطلاعات به معناي گرافيک نيست. طراحي اطلاعات يعني چطور اطلاعات را مطلع‌کننده کنيد. نمونه ساده‌اش اين است که شما يک دوربين مي‌خريد و يک دفترچه در آن هست. دفترچه را بيست بار مي‌خوانيد ولي نمي‌توانيد با دوربين کار کنيد! اين يعني اطلاعات، مطلع‌کننده نيست. يا مثلا به تبليغات بيلبوردي دقت کنيد. ممکن است يک راننده فقط يک ثانيه چشمش به آن بخورد. بعد مي‌بينيم در يک بيلبورد هفت تا فونت و پنج تا رنگ و يک معناي مجازي هست که نياز به حلاجي دارد!! بعد مي‌گويند 200 مترمربع آگهي دادم و هيچ تاثيري درفروش ما نکرد! يکي از مشکلات مهم در ايران اين است که همه کار را به گرافيست مي‌دهيم!نگاه کنيد در همين ميدان ونک تهران چقدر کاغذ دست شما مي‌دهند! اگر ده نفر را مي‌گذاريد که به مردم تراکت بدهند دو نفر هم بگذاريد ببينند واکنش مردم چيست! وقتي اينها را مي‌گيرند چه‌کار مي‌کنند؟ چند نفرشان مي‌گذارند داخل کيفشان؟
يا مثلا در بروشورهاي سه‌لت، در هر قسمتش دوتا مرحله اطلاعات و نهايتاً چهار تا خط متن بايد بگذاريد. چون بايد در عرض پنج تا هفت ثانيه اطلاعات به خواننده برسد. نه اينکه بياييم با کوچک‌ترين فونت ممکن کلي متن و داستان بنويسيم!
براي طراحي بهتر اطلاعات چه کنيم؟
بهتر است در زمينه خودمان بيست‌تا شرکت موفق در دنيا را نگاه کنيم که چطور طراحي مي‌کنند. من عکاسي هم مي‌کنم و يکي از اساتيدم هميشه به من مي‌گفت عکاس خوب به موضوعش نگاه نمي‌کند بلکه دوروبر موضوعش را مي‌بيند. چون موضوع که آنجا هست. شما بايد ببينيد اين موضوع در آن context و زمينه چطور خودش را نشان مي‌دهد.
در ضمن قبل از اينکه از هرکدام تعداد بالا چاپ کنيم تا مثلاً شش هزار مشتري‌مان ببينند، به چهار پنج مشتري‌مان (در برابر يک offer يا هديه کوچک) نشان بدهيم تا نظر بدهند و بگويند برايشان جذاب و مطلع‌کننده بوده يا خير.
براي اينکه بهتر صحبت کنيم و ارتباط کلامي قوي‌تري داشته باشيم چه کنيم؟
کاري که مي‌توانيد کنيد، الگوبرداري است. مثلا يکي از کساني که خوب حرف مي‌زند آقاي قرائتي است. اگر دقت کنيد همه دارند به ايشان گوش مي‌دهند. حالا کنجکاوي کنيد تا بفهميد که چه مي‌کند؟ مثلا تن صداي ايشان بالا پايين و متنوع است.مثال‌هاي خوب مي‌زنند، يک لبخند و طنز خاص و پذيرندگي دارند و… يا مثلا آقاي الهي‌قمشه‌اي را نگاه کنيد چطور حرف مي‌زند. وقتي جايي مي‌رويد و فکر مي‌کنيد يک نفر خيلي جالب صحبت کرد، ببينيد چه چيزهايي باعث شده برايتان جالب باشد. با الگوبرداري مي‌توانيم حرف زدنمان را بهتر کنيم.
و حرف پاياني…
براي ارتباطات خوب بايد هوشيار باشيد و بخواهيد روابط خوبي برقرار کنيد. عطار مي‌گويد «تو پاي‌به‌راه در نه و هيچ مپرس/ خود راه بگويدت که چون بايد رفت» منتظر نباشيد يک مقاله در مجله خلاقيت بخوانيد و ارتباطاتتان خوب شود، مجله دارد راه را به شما نشان مي‌دهد و شما بايد پاي در راه و عمل بگذاريد.
