روش های خلاقانه برای جذابیت‌بخشیدن به جلسات خسته‌کننده کاری
هیچ یک،اگر این روزها جلسات کاری شما بسیار خسته‌کننده شده، طوری که فقط خودتان صحبت می‌کنید و ایده‌هایی ارائه می‌دهید در حالی که دیگران مشغول خمیازه‌کشیدن هستند، مطمئن باشید که روزهای بدتری در انتظارتان است. اما هیچ‌گاه برای فعال‌کردن کارمندان و افزایش کارایی و مشارکت آنها دیر نیست، به ویژه وقتی که خود شما هم جذابیت بیشتری به جلساتتان ببخشید.به همین خاطر از یازده کارآفرین موفق که در انجمن کارآفرینان جوان عضویت دارند، در مورد این موضوع نظرسنجی کرده‌ایم که خلاصه‌ای از آن را در ادامه خواهید خواند:سوال: اگر قرار باشد فقط از یک روش برای افزایش انگیزه و مشارکت کارمندانم در جلسات کاری استفاده کنم، آن روش چه چیزی خواهد بود؟
1- از همه کارمندان بخواهید که یک ایده با خود به جلسه بیاورند.
در سازمان ما ضروری است که تمام کارمندان حاضر در جلسه حداقل یک ایده با خودشان آورده باشند. در غیر این صورت از پذیرش آنها در جلسه معذور خواهیم بود. شنیدن ایده‌های جدید کارمندان نکته مثبت بسیار خوبی برای ما محسوب می‌شود و ما متوجه شده‌ایم که این موضوع باعث بهبود عملکرد همه ما شده است. (چارلز مسکو، شرکت Skincare.net)
2- روی موضوعات اساسی متمرکز شوید.
زمان جلسات را آنقدر کوتاه کنید که فقط بتوان به موضوع اصلی پرداخت، آن را پوشش داد و در مورد آن تصمیم‌گیری کرد. اگر قرار است موضوع پیچیده‌ای را عنوان کنید، روش جالبی برای بازگو‌کردنش انتخاب کنید که دیگران نیز برای مشارکت در بحث رغبت داشته باشند. همیشه بحث‌های اضافی‌ای در جلسات پیش می‌آید که شما باید آنها را حذف کنید؛ زیرا سودی برای سازمان ندارند و فقط وقت را هدر می‌دهند. سعی کنید فرهنگ ترسناکی برای جلسات خود ایجاد نکنید و کاری کنید که مشارکت به شکلی طبیعی اتفاق بیفتد.(زو هرمان، Superior Lighting)
3- از کارها و تلاش کارمندانتان قدردانی کنید.
جلسات را با رویکردی مثبت شروع کنید و از کارمندانتان به خاطر کارهایی که انجام داده‌اند و اهدافي که به آنها دست یافته‌اند، تشکر و قدردانی کنید. ما در شرکت خودمان قانونی به نام «هر زمان که خواستی با ما صحبت کن» داریم؛ به اين ترتيب همه می‌توانند هر وقت که خواستند، حرفشان را بزنند. ما اصرار داریم که جلساتمان بیشتر شبیه گفت‌وگوی گروهی باشد تا مانور شخصی یکی از مدیران.(راسل کومر، ExcelHelp.com)
4- محیط را تغییر دهید.
تغییر مکان جلسات قطعا به کارایی بیشتر جلسات ما کمک کرده است. من متوجه شده‌ام که اگر همیشه جلسات را در یک اتاق به خصوص برگزار کنید، همه دچار خستگی و بی‌حوصلگی می‌شوند. از زمانی که ما شروع به تغییر‌دادن مکان جلسات کرده‌ایم، همه سرزنده‌تر شدند و با تمایل بیشتری بحث را دنبال می‌کنند.(آلفردو آتاناسیو، Uassist.ME)
5- صورت‌جلسه تهیه کنید.
ما همیشه قبل از جلساتمان از کارمندان می‌خواهیم که یادداشت‌هایی برای ارائه ایده‌هایشان در جلسه تهیه کنند. به اين ترتيب می‌توانیم مطمئن شویم که آنها حضور فعالی در جلسه دارند و فرصتی برای صحبت‌کردن پیدا می‌کنند. بعد از جلسات نیز یادداشت‌ها را جمع می‌کنیم و صورت‌جلسه کاملی تهیه می‌کنیم تا در آینده بدانیم که در چه تاریخی در چه موردی صحبت شده است.(برایان دیوید کرین، Caller Smart Inc.)
6- در یک محیط خودمانی و جالب جلسه بگذارید.
ما در کالیفرنیای جنوبی، در نزدیکی ساحل کار و زندگی می‌کنیم؛ به همین خاطر گاهی جلساتمان را در هنگام موج‌سواری یا قایق‌سواری برگزار می‌کنیم. اینگونه جلسات، که با دمپایی و بدون کراوات برگزار می‌شوند، بسیار خلاقانه و خودمانی هستند و گاهی ایده‌های محشری به ذهنمان می‌رسد. (مایکل گلیسون، LLC)
7- با پرسش‌هاي شخصی و خودمانی شروع کنید.
می‌توانید از کارمندانتان بخواهید که کمی در مورد چیزهایی که دوست دارند صحبت کنند؛ تفریح جدیدي که به سراغش رفته‌اند، کنسرتی که در آن شرکت کرده‌اند یا دوستان جدیدی که پیدا کرده‌اند. یخ آنها را آب کنید تا همه از حالت خشک و جدی جلسه بیرون بیایند، سپس جلسه را شروع کنید. با این کار متوجه خواهید شد که همگی آرامش و میزان مشارکت بیشتری خواهند داشت.(ولکان اوکی یازیچی، Stonexchange)
8- در مورد دستاوردهای گذشته و آینده‌تان صحبت کنید.
تصویری شفاف در مورد اهداف آینده‌تان ترسیم کنید. از اعضای تیم اجرایی‌تان بخواهید که دستاوردهای مورد انتظارشان در 5 تا 10 سال آینده را ترسیم کنند. سپس در مورد دستاوردهای گذشته‌تان نیز صحبت کنید و بررسی کنید که چگونه می‌توانيم ریتم موفقیت‌آمیزتان را حفظ کنید.
9- هر موضوعی را با چیزی شروع کنید که یخ کارمندان را آب کند.
مطمئن شوید قبل از آنکه موضوع جدیدی را شروع می‌کنید، با موضوع جالب و مرتبطی یخ کارمندان را آب کنید. از تصاویر جذاب بهره بگیرید یا جایزه‌ای برای آن روز مشخص کنید. این کار استرس و تنش کارمندان را از بین می‌برد، همه را هوشیارتر می‌کند و مشارکت آنها را افزایش می‌دهد. همچنین باعث می‌شود که کارمندان با اشتیاق بیشتری چشم به راه جلسه بعدی باشند. (دیزی جینگ، Banish)
10- از تصاویر استفاده کنید.
به جای آنکه فقط بنشینید و در مورد اهداف آینده‌تان صحبت کنید، بهتر است تصاویر یا نمودارهایی به جلسه بیاورید تا همه بتوانند به درستی اهداف آینده را مجسم کنند. همانطور که می‌گویند، یک تصویر خوب از هزاران کلمه اثرگذارتر است.(مارسلا دی ویوو، گریفین)
11- همکاری و مشارکت را ترویج کنید.
هر چقدر بیشتر بتوانید کارمندانتان را به مشارکت در هدف‌گذاری‌ها و برنامه‌ریزی تشویق کنید، کارمندان فعال‌تری در آینده خواهید داشت. اگر قرار است که در جلسه نظرسنجی‌ای صورت بگیرد، قبل از جلسه پرسشنامه‌ای تنظیم کنید و از کارمندان بخواهید که آن را به صورت جداگانه پر کنند تا تحت تاثیر افکار دیگران قرار نگیرند.(اشلی مدی، Brandberry)
