موفقیت
6 راه اصولی برای موفقیت در جلسات
تصور کنید که در حال تماشای یک سریال تلویزیونی هستید. اگر قسمت‌های اول آن جذاب نباشد، آیا احتمال دارد که تا پایان سریال را تماشا کنید؟ احتمالاً نه، زیرا شروع ضعیف می‌تواند شما را از ادامه تماشا منصرف کند. این موضوع در مورد جلسات نیز صدق می‌کند. اگر چه یک شروع بد نمی‌تواند جلسه را متوقف کند، اما ده دقیقه اول می‌تواند تعیین کننده موفقیت یا شکست شما در آن جلسه باشد.
در حقیقت شروع یک جلسه با یک معرفی قوی و جذاب می‌تواند تأثیر زیادی بر روی مخاطبان داشته باشد. این لحظات ابتدایی فرصتی است تا توجه حضار را جلب کنید و آن‌ها را به ادامه جلسه علاقه‌مند کنید. با رعایت نکات کلیدی عنوان شده در این بخش از هیچ یک و استفاده از تکنیک‌های مناسب، می‌توانید جلسه‌ای موفق و مؤثر داشته باشید.
تنظیم دستور جلسه
برگزاری جلسه معرفی بدون داشتن دستور جلسه، مانند ورود به یک مسیر ناشناخته بدون نقشه است. داشتن دستور جلسه به شما کمک می‌کند تا مشتری‌هایتان دقیقاً بدانند که درباره چه موضوعاتی صحبت خواهید کرد، مبحث بعدی چیست و چگونه جلسه به پایان خواهد رسید. این کار نه تنها باعث می‌شود که مشتری‌ها بهتر مطالب را درک کنند، بلکه به آن‌ها احساس کنترل بیشتری می‌دهد و در نتیجه، آن‌ها را ترغیب به مشارکت و بیان نظرات و دیدگاه‌هایشان می‌کند.
برای تنظیم دستور جلسه می‌توانید از روش زیر استفاده کنید:
- تعیین هدف جلسه:
در ابتدای جلسه، هدف اصلی را بیان کنید و توضیح دهید که قرار است درباره چه موضوعاتی بحث کنید. این کار به مشتری‌ها کمک می‌کند تا از ابتدا بدانند که چه انتظاراتی باید داشته باشند.
- توضیح مزایا و منافع:
به مشتری‌ها توضیح دهید که این جلسه چگونه می‌تواند به آن‌ها کمک کند و چه مزایا و منافعی برایشان دارد. این کار باعث می‌شود که آن‌ها بیشتر به جلسه علاقه‌مند شوند و با دقت بیشتری به صحبت‌های شما گوش دهند.
- بررسی و جمع‌بندی:
در پایان جلسه، بررسی کنید که آیا به توافق رسیده‌اید یا خیر. از مشتری‌ها بخواهید که نظرات و دیدگاه‌هایشان را درباره جلسه بیان کنند. این کار به شما کمک می‌کند تا بازخوردهای مفیدی دریافت کرده و در جلسات آینده بهتر عمل کنید.
ایجاد صمیمیت
قبل از ورود به مباحث اصلی جلسه، ایجاد یک فضای صمیمی و دوستانه بسیار مهم است. این کار باعث می‌شود که مشتری احساس راحتی کند و به مشارکت در جلسه علاقه‌مند شود. داشتن لحن دوستانه و صمیمی از ابتدای جلسه می‌تواند به شما کمک کند تا ارتباط بهتری با مشتری برقرار کنید و او را ترغیب به بیان سوالات و نگرانی‌هایش کنید.
این امر می‌تواند از بروز مشکلات و مخالفت‌هایی که ممکن است جلسه را به نتیجه نرساند، جلوگیری کند. به جای استفاده از صحبت‌های کلیشه‌ای مانند بحث درباره آب و هوا، بهتر است از وب‌سایت یا کسب‌وکار مشتری تعریف کنید. این کار نشان می‌دهد که شما به کسب‌وکار آن‌ها علاقه‌مند هستید و برای جلسه آماده شده‌اید. می‌توانید از جملات زیر استفاده کنید:
- «محصول جدیدتان را دیدم، واقعاً عالی به نظر می‌رسد. چه چیزی الهام‌بخش شما در ساخت آن بوده است؟»
- «من واقعاً عاشق خدمات شما هستم. به نظر می‌رسد که بسیاری از شرکت‌ها این نوع خدمات را ارائه نمی‌دهند.»
این نوع سوالات نه تنها به ایجاد صمیمیت کمک می‌کند، بلکه به شما این امکان را می‌دهد که بیشتر درباره نیازها و اهداف مشتری بدانید. همچنین، این کار می‌تواند به شما کمک کند تا بهتر بفهمید که چگونه می‌توانید به بهترین شکل ممکن به مشتری کمک کنید و راه‌حل‌های مناسبی ارائه دهید.
شناخت مخاطبان
در جلسات حضوری، شناخت مخاطبان آسان‌تر است زیرا آن‌ها در مقابل شما نشسته‌اند؛ اما در تماس‌های تلفنی یا چت، شما نمی‌دانید چه کسانی به صحبت‌های شما گوش می‌دهند. ممکن است تنها مشتری حضور داشته باشد یا مشتری به همراه چند سهامدار. در حقیقت شناخت مخاطبان بسیار حیاتی است زیرا صحبت‌های شما باید بر اساس نیازها، خواسته‌ها و اهداف هر فرد تنظیم شود.
اگر چه ممکن است مشتری از قبل به شما اطلاع دهد که چه کسانی در جلسه حضور خواهند داشت، اما بهتر است خودتان در ابتدای جلسه این سوال را مطرح کنید:«آیا امروز فقط من و شما صحبت می‌کنیم یا افراد دیگری نیز حضور دارند؟»
اگر تعداد افراد بیشتر از حد انتظار شما بود، از همه بخواهید خودشان را معرفی کنند و عنوان شغلی‌شان را بگویند. این کار نه تنها به شما کمک می‌کند تا بهتر مخاطبان خود را بشناسید، بلکه به ایجاد یک فضای دوستانه و حرفه‌ای نیز کمک می‌کند.
تشویق به پرسیدن سوالات
جلسات معرفی باید به صورت دوطرفه برگزار شوند، زیرا هیچ چیز به اندازه صحبت‌های یک طرفه و طولانی شما نمی‌تواند مشتری‌ها را خسته و بی‌توجه کند. به جای اینکه تنها شما صحبت کنید، سعی کنید با مشتری‌ها گفت‌وگو کنید و مطمئن شوید که آن‌ها می‌دانند شما از پرسیدن سوالاتشان استقبال می‌کنید. بهتر است آن‌ها را به پرسیدن سوالات تشویق کنید، زیرا در غیر این صورت ممکن است مخالفت‌ها و اعتراض‌هایشان را دیرتر متوجه شوید.
برای تشویق مشتری‌ها به پرسیدن سوالات، می‌توانید از جملات زیر استفاده کنید:
- هر سوالی که به ذهنتان می‌رسد، بپرسید. من بیشتر از هر کسی به صدایم علاقه دارم، اما اگر فقط من حرف بزنم، شما خسته خواهید شد.
- هر زمانی که سوال داشتید، بپرسید. من خوشحال می‌شوم اگر بتوانم اطلاعات بیشتری به شما بدهم یا قسمت‌های مبهم را دوباره توضیح دهم.
- این جملات نه تنها به ایجاد یک فضای دوستانه و صمیمی کمک می‌کنند، بلکه به شما این امکان را می‌دهند که بهتر بفهمید مشتری‌ها چه نیازها و نگرانی‌هایی دارند. همچنین، این کار باعث می‌شود که مشتری‌ها احساس کنند که نظرات و سوالاتشان مهم است و شما به آن‌ها توجه می‌کنید.
مرور اطلاعات
برای شروع، خواسته‌ها و درکی که از موقعیت مشتری دارید را در یک تا سه جمله خلاصه کنید. مرور مشکلات اصلی مشتری‌ها دو مزیت بزرگ دارد؛ اول اینکه به جمع شدن بحث‌های شما کمک می‌کند و دوم اینکه به شما این امکان را می‌دهد تا ویژگی‌های خاص کالا یا خدماتتان را که مرتبط با این مشکلات هستند، توضیح دهید و مشتری را قانع کنید که محصولات یا خدمات شما برایشان مفید است.
زمانی که مشتری گفته‌های شما را تأیید کرد، می‌توانید وارد بحث اصلی شوید و بگویید:بسیار خب، حالا بیایید در مورد اینکه چگونه محصولات (یا خدمات) ما می‌تواند به حل مشکلات شما کمک کند، صحبت کنیم.
این روش به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که مشتری‌ها به درستی متوجه شده‌اند که شما مشکلاتشان را درک کرده‌اید و آماده‌اید تا راه‌حل‌های مناسبی ارائه دهید. همچنین، این کار به شما این امکان را می‌دهد که بحث را به سمت ویژگی‌های خاص محصولات یا خدماتتان ببرید و نشان دهید که چگونه می‌توانید به بهترین شکل ممکن به مشتری کمک کنید.
تنظیم قرارداد پیش پرداخت
بسیاری از افراد تا پایان جلسه به مراحل بعدی فکر نمی‌کنند، اما بهتر است شما از قبل یک قرارداد پیش پرداخت آماده کنید. این کار باعث می‌شود مشتری‌ها از مراحل بعدی آگاه شوند و علاقه‌مندی آن‌ها به ادامه همکاری افزایش یابد. پس از پایان جلسه، قرارداد را به مشتری ارائه دهید و نظرشان را جویا شوید. در این مرحله، دو حالت ممکن است رخ دهد:
- موافقت مشتری:
در این صورت، شما به طور کامل از مراحل بعدی آگاهی خواهید داشت و می‌توانید برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید.
- مخالفت مشتری:
اگر مشتری مخالفت کرد، شما وقت کافی برای بررسی دلایل مخالفت و اعتراض‌های آن‌ها خواهید داشت و می‌توانید تلاش کنید تا آن‌ها را متقاعد کنید.
به عبارتی تنظیم قرارداد پیش پرداخت به شما کمک می‌کند تا از هرگونه ابهام و سردرگمی جلوگیری کنید و مشتری‌ها را به طور کامل در جریان مراحل بعدی قرار دهید. این کار نه تنها به شما کمک می‌کند تا بهتر برنامه‌ریزی کنید، بلکه به مشتری‌ها نیز اطمینان می‌دهد که شما به همکاری با آن‌ها متعهد هستید و مراحل بعدی را به خوبی مدیریت خواهید کرد.
