10 استراتژی موفق از 10 کارآفرین موفق
هیچ یک، ما از ده کارآفرین موفق دنیا پرسیده‌ایم که چه کار خاصی انجام می‌دهند تا تکراری‌ترین کار دنیا، یعنی جلسات کاری و قرارهای ملاقات، بیشترین بازدهی را داشته باشند. پاسخ آنها را در ادامه خواهید خواند:
1- از قبل برنامه‌ریزی کنید. بهتر است از یک هفته قبل برنامه‌ریزی‌هایتان درباره جلسه را انجام دهید. از کارمندان مربوطه بخواهید که از پیش ایده‌هایشان را در این زمینه مطرح کنند. به آنها فرصت کافی دهید که در مورد این موضوع فکر کنند، نظراتشان را به شما اعلام کنند؛ اما در ادامه طبق برنامه‌ریزی‌تان پیش بروید.
(تی. جی. آلن، مالک شرکت Ageless Fitness)
2- رویکردی جامع داشته باشید. ما از اصول جامعه‌سالاری (سوسیوکراسی) استفاده می‌کنیم تا ارزش بیشتری به جلساتمان ببخشیم. جامعه‌سالاری رویکردی مبتنی بر تکیه بر آرای عمومی در هنگام تصمیم‌گیری، مدیریت کارآمد، ارزیابی متداوم و توسعه سازمان است.(آبشیک گوپتا، مشاور فنی شرکت «پژوهش‌های خلاقانه و نوآورانه» در هندوستان)
3-بایستید. جلسات را به صورت کوتاه و ایستاده برگزار کنید. ما هر روز سر ساعت 9 صبح جلسه‌ای به شکل ایستاده برگزار می‌کنیم که در آن همه اعضا یک به یک هدف آن روزشان را بیان می‌کنند. به دلیل اینکه همه ایستاده‌اند، انرژی بیشتری در فضا موج می‌زند و جلسه سریع‌تر پیش می‌رود. معمولا جلسه پس از 15 دقیقه به پایان می‌رسد.(ادی عمر، مشاور شرکت Lead Gen Expert، سنگاپور)
4-یادداشت‌برداری کنید. همیشه شخصی را مسئول یادداشت‌برداری از برنامه‌ها کنید؛ در واقع فراموش نکنید که برای هر کدام از جلسات، صورت‌جلسه تهیه کنید. اینکه چه کسی می‌خواهد در چه زمانی چه کاری را انجام دهد یادداشت کنید. سپس از مسئول جلسه بخواهید که نسخه‌ای از یادداشت‌هایش را به شما و بقیه بدهد. این کار باعث می‌شود که همه چیز به خوبی پیش برود و جلسات معنادار شوند.(سندی دنیلوویتز، بنیانگذار و مدیرعامل The Health Engine، تورنتو)
5- پاکسازی کنید. من همیشه از افرادی که باید سر جلسه حاضر شوند می‌خواهم که دغدغه‌ها و مشکلاتشان را روی کاغذ بنویسند و به من بدهند. اسم این کار را پاکسازی گذاشته‌ایم! بدون پاکسازی همه در طول جلسه نگران مشکلات خودشان هستند اما پاکسازی تمرکز بیشتری به آنها می‌بخشد.(دیلان تی. دالکیست، مشاور تحقیقاتی شرکت Canadian Sport
6- وظایف هر کدام از کارمندان را کاملا مشخص کنید. در شرکت ما همه افراد وظایف و برنامه‌هایشان را روی تابلویی می‌نویسند. سپس همه دور هم جمع می‌شویم و برنامه‌ها را یک به یک می‌خوانیم. گاهی اوقات فقط با خواندن برنامه‌ها متوجه کم‌اهمیت‌بودن یا مهم‌بودن برخی برنامه‌ها می‌شویم.(کلیف هاروی، بنیانگذار شرکت Holistic Performance، نیوزیلند)
7-بپرسید و گوش دهید. من دوست دارم کارهایم را طبق برنامه پیش ببرم، اما این موضوع همیشه امکان‌پذیر نیست. کار ما در زمینه فناوری اطلاعات است. اگر مشتر‌‌ی در مورد موضوعی مرتبط به مشکل خورده باشد، از او می‌خواهم که دقیقا مشکلش را به ما بگوید و سپس سعی می‌کنم بر اساس نیازش، راه حل خوبی به او پیشنهاد کنم.(مایک پرز، بنیانگذار و مدیرعامل With Perez، نیویورک)
8- در هنگام ناهار جلسه بگذارید. موثرترین جلسات ما زمانی شکل می‌گیرند که طبق این فرمول برگزار شود: بیش از پنج نفر در جلسه نباشند و جلسه هنگام ناهار شکل بگیرد. زمانی که فقط افراد کلیدی در جلسه حضور داشته باشند، تمرکز افراد حفظ مي‌شود و زمان به خوبی می‌گذرد. ناهارخوردن در کنار یکدیگر باعث رفع استرس ناشی از جلسه می‌شود. همچنین احتمال این که همه افراد موردنظرتان در جلسه حضور پیدا کنند هم بیشتر می‌شود.(دکتر نعیم درید، پژوهشگر بالینی دانشگاه پاریس VII، پاریس)
9- موضوعات را محدود کنید. من و گروه کاری‌ام هر روز جلسه‌ای به مدت 30 دقیقه برگزار می‌کنیم. این موضوع باعث می‌شود که جلسات به نحوی برگزار شوند که فقط موضوعات مهم مورد بررسی قرار گیرند و دستورالعمل‌هایی مشخص برایشان تهیه شود. به لطف این جلسات، توانایی سوال‌پرسیدن افراد گروهم افزایش پیدا کرده است و آنها یاد گرفته‌اند که چگونه سوالات مهم و تاثیرگذاری مطرح کنند.(جیسون لنگشتورف، Bearstone)
10 سر اصل مطلب باقی بمانید. وقتی که موضوع بحث دارد به حاشیه کشیده می‌شود و کارایی خود را از دست می‌دهد، ممکن است افراد نتوانند آن را به درستی به اتمام برسانند. این مدیر یا مسئول جلسه است که باید تذکر دهد که موضوعات جدید بعدا مورد بررسی قرار خواهد گرفت. پس از جلسه مدیریت تعیین می‌کند که مسئله مورد نظر باید از طریق ایمیل، تماس تلفنی یا جلسه‌ای دیگر بررسی شود.(آندریا اسپیروف، مدیرعامل شرکت The Boss Food Company)
