نکاتی برای مدیریت زمان اثرگذار
هیچ یک،یکی از راه‌های رسیدن به یک زندگی ایده‌آل و عالی و موفقیت شغلی، رضایت کامل از خودمان است. در این میان پرسش اصلی می‌تواند این باشد که رضایت کامل از خودمان چطور ایجاد می‌شود؟ در پاسخ باید گفت با ایجاد یکسری عادت‌های موثر در خود. عادت کنیم کارهای مهم را در اولویت قرار دهیم. یعنی اقدام به انجامشان كرده و بعد، تمامشان کنیم. شروعکردن کار، یک بخش است؛ ميانه کار که چه فعاليت‌هايي بايد انجام شود یک بخش ديگر و مهم‌ترين بخش هم تمام‌كردن كار است که این باعث می‌شود شما واقعا از تمام‌کردن آن کار و تاثیر آن کار لذت زیادی ببرید؛ همین را می‌شود به عنوان موضوع مهم مدیریت زمان شناسایی کرد. می‌دانیم که برنامه‌ریزی یکی از بنیان‌های بسیار مهم در موضوع مدیریت زمان است. برنامه‌ریزی یعنی آوردن آینده به زمان حال. شما براي هر یک دقیقه‌ای که وقت برای برنامه‌ریزی صرف می‌کنید؛ در مقابل، 10 دقیقه در انجام کارتان جلوتر هستید. یک مثال خیلی ساده برایتان بزنم؛ الان شما خیلی عجله دارید میخواهید از اینجا حرکت کنید بروید به سمت شهرک غرب. يك راه اين است که بروید بیرون، سوار تاکسی یا ماشین خودتان شوید بعد بروید جلو ببینید اینجا شلوغ است، آنجا خلوت است، به جای دیگری می‌پیچید و می‌بینید که آنجا هم شلوغ است و مجبور مي‌شويد از جای دیگر بروید و گرفتار می‌شوید. راه دوم اين است كه پنج دقیقه وقت بگذارم بایستم موبایلم را باز کنم گوگل‌مپ را نگاه کنم و ببينم كجا ترافیک است و بهتر است كدام مسیر را انتخاب کنم. سوار ماشین خودم مي‌شوم و به شکل راحت‌تری می‌روم. پنج دقیقه اینجا وقت صرف شد و شاید خیلی‌ها بگویند اگر در این پنج دقیقه رفته بودید الان به مقصد رسیده بودید، اما من می‌گویم نه. من اینجا اول بررسي می‌کنم پنج دقیقه‌ای که برای پیداکردن مسیر صرف مي‌كنم در سرعت رسیدنم به مقصد مطمئنا تاثیر می‌گذارد. اگر بدون برنامه جلو بروم، یک ساعت در ترافیک گرفتار می‌شوم اما با برنامه‌ریزی پنج دقیقه زمان مي‌گذارم و نیم‌ساعته می‌رسم که جمعا می‌شود 35 دقیقه. این را از یک ساعت کم کنید، متوجه می‌شوید 25 دقیقه جلو افتاده‌ايم. این یکی از مسائل بسيار مهمی است که همیشه آن را توصیه می‌کنم که اگر بخواهیم یک کاری انجام دهیم از قبل بايد برنامه‌ریزی‌هايي انجام دهیم و بدانیم چه کار می‌خواهیم بکنيم و به کجا می‌خواهيم برويم و این نه تنها در مورد مسیریابی و رفتن به مقصد که در همه جا صدق می‌کند. در خیلی از جلسات ديده‌ايم يكي مي‌گويد من این گزارش را نیاورده‌ام یک دقیقه صبر کنید کامپیوترم را روشن کنم. یا آن یکی می‌گوید صبر کنید تا من از یک جا یک ایمیل بیاورم، بعد می‌رود و دو ساعت در تلفن همراهش می‌گردد، اينها زمان‌‌هاي ارزشمندی است که از دست می‌رود. اگر 10 دقیقه یا یک ربع قبل از جلسه کل مطالب یا کاغذها آماده شود، در وقت جلسه و رسیدن به نتیجه بسیار صرفه‌جویی خواهد شد. ببینید چقدر در وقت‌مان صرفه‌جویی خواهد شد. پس از قبل آماده‌شدن برای جلسه، آماده شدن قبل از ورود به هر مکالمه تلفنی و… تاثیر خیلی زیادی در پیشرفت کار و سرعت کار دارد. در ادامه می‌خواهم این پرسش را مطرح کنم که تفاوت ميان زمان واقعی و زمان ساعتی چیست؟ اینکه یک دقیقه 60 ثانیه است، یک ساعت 60 دقیقه است و یک روز 24 ساعت؛ اینها واحدهای زمانی است و برای همه مردم دنیا یکسان است. پرسش این است که یک شخص از این یک ساعت که شامل 60 دقیقه است چطور استفاده می‌کند و شخص دیگر چگونه؟؛ این می‌شود تاثیرگذاری مدیریت زمان. زمان واقعی يعني یک شخص در یک ساعت چه کارایی‌اي دارد و چند کار را انجام مي‌دهد و شخص دیگر چند کار را به پیش می‌برد؟ این همان زمان واقعی است. زمان ساعتی از دست ما خارج است. من نمی‌توانم برگردم به ساعت 1 یا به ساعت 12، ولی می‌توانم در مدت‌زمان 24ساعته‌ای که دارم برنامه‌ریزی انجام دهم. یکی از کارهای مدیریت زمان این است که خودم را آماده کنم و قبل از شروع هر کاری آماده‌سازی انجام دهم. میزم را طوری بچینم، فایل‌هایم را جایی بگذارم که زمانی که لازم دارم از آنها استفاده کنم نروم دو ساعت دنبال آنها بگردم. همه چیز در دسترس باشد. می‌دانم فلان فایل‌های حسابداری در این کشو است، عکس در این کشو است، خودکارهای من در این کشو است. این می‌شود مدیریت زمان. یکی دیگر از عوامل بسيار مهم در مدیریت زمان، صبح زود از خواب بیدارشدن و رفتن به سر کار است. بیدارشدن صبح زود و رفتن به سر کار تاثیر بسيار زيادي دارد. یعنی اگر شما سر ساعت 8 کارتان شروع می‌شود؛ یک ربع به 8 سر کار باشید اين یک ربع‌ها، در آخر ماه بهره‌وری بالایی برایتان در آخر ماه به ارمغان خواهد آورد. تکنیک بعدی اين است كه نیازی به گرم‌کردن نیست، خودتان را گرم نکنید همين كه که وارد محیط کار می‌شوید شروع کنید به کارکردن، نگویید حالا مثلا یک چای یا یک قهوه برای خودم بریزم یا مثلا فلان تلفن یا فلان مسیج را نگاه کنم، نیازی به این کارها نیست. مستقیم برویم سر اصل مطلب. به قول برایان تریسی قورباغه‌ات را قورت بده؛ اصل کار را شروع کنید. اینها همه تکنیک‌هایی است که خیلی تاثیرگذار است. در روزگار امروز، شبکه‌های اجتماعی آفت جان مردم شده است. من می‌گویم هرچقدر تکنولوژی پیشرفت کرده یا هرچقدر علم پیشرفت کرده؛ انگار که کارها سخت‌تر شده است. چرا؟ یک مثالی که من همیشه مطرح می‌کنم این است که قبلا یک تلفن در خانه بود که آن تلفن به سیم وصل بود و خودش هم یک سیمی داشت و شماره‌گیر آن چرخشی بود و من مجبور بودم برای اینکه بروم با تلفن صحبت کنم باید به گوشه‌ای از اتاق می‌رفتم که تلفن روی ميز تلفن در آن نقطه قرار گرفته بود. در این حالت زمانی را به مکالمه تخصیص دادم، رفتم آنجا نشستم و فقط با تلفن صحبت کردم و تمام شد. و بعد مي‌رفتم سراغ کار بعدی. الان سر سفره با تلفن صحبت می‌کنند، توی دستشويی با تلفن صحبت می‌کنند، در حین صحبت رودررو حواس‌شان به تلفن است، در حین رانندگی با تلفن صحبت می‌کنند، و این تبدیل شده به یک معضل و نه یک راه‌حل برای آرامش انسان. قبلا باید می‌رفتم به بانک مراجعه می‌کردم و همه کارها را در خود بانک انجام می‌دادم. الان نیازی به این کار نیست و در موبایل یا کامپیوترتان انجام می‌شود. پس چرا کار سخت‌تر شده و زمانها کمتر شده؟ چون همه جا همراهمان هست. بر این اساس، یکی از قواعد خیلی مهم، جداسازی برای زمان است. برای چک‌کردن ای‌میل‌ها نیازی نیست سه هزار و 450 بار در روز ای‌میلم را چک کنم و تا یک چیزی می‌شود موبایلم را باز کنم که چه ای‌میلي آمده است؛ واقعا نیازی نیست. همه عادت کنند به اینکه ای‌میل‌شان را ساعت مثلا 9 تا 10 صبح، یا 4 تا 5 عصر -حالا بستگی به انتخاب زمانی هر کسی دارد- چک کنند. چون در بین این ساعت‌ها چندان اتفاق مهمی رخ نمی‌دهد اگر خیلی مهم بود شخص فرستنده پیام به من زنگ می‌زند می‌گوید یک ایمیل برایت فرستادم جوابش را الان می‌خواهم و در این صورت در لحظه نگاهش می‌کنم و انجامش می‌دهم. امروزه‌روز هیچ‌کسی نيست كه با شبكه‌هاي اجتماعي مرتبط نباشد؛ همه در این شبکه‌ها حضور دارند؛ تلگرام به خصوص با آن کانال‌های زیادش و اینستاگرام با آن صفحات زیادش، جذابیتی برای رده‌های سنی و برای مشاغل مختلف دارد که فعلا قابل مقایسه با هیچ پدیده دیگری نیست. علاوه بر این وضعیت به گونه‌ای شده که همه لااقل دو تا گوشی دارند؛ یا یک گوشی و يك تبلت. پیشنهادم این است که آن دسته از شبکه‌های اجتماعی‌تان را که وقت تلف‌کن هست و تفریحی محسوب می‌شوند، بگذارید روی آن تبلت‌تان و شب که می‌روید خانه یا زمانی که میخواهید بروید فرودگاه و سوار هواپیما شوید یا زمان‌هایی که در انتظار اتوبوس یا مترو یا در تاکسی هستید یا در صف دکتر نشسته‌اید، در این زمانها از آنها استفاده کنید. این اوقات آنقدر در زندگی‌مان زیاد است که فکر می‌کنم بشود همه آن محتواها را بخوانیم. ولی اکیدا توصیه می‌کنم این محتواها روی گوشی اصلی‌مان نباشد. من روی تلگرام اصلی خودم فقط شبكه‌هاي کاري دارم، هیچ چیز دیگری ندارم جز مواردی که مربوط به کار و زندگی خودم است. حتی اخبار را هم روی این گوشی نگذاشتم زيرا نیازی نیست که من هر دقیقه کانال اخبار را نگاه کنم که الان چه خبر شده است. قبلا مگر چه بود؟ قبلا پدرهای ما یا خودمان زمانی که کوچک‌تر بودیم می‌رفتیم خانه و 9 شب اخبار بود و همه گوش می‌دادند. دیگر نیازی نبود که هر دقیقه اخبار گوش کنیم. الان چه شده است که همه باید هر دقیقه اخبار گوش کنیم؟ اگر همین چند تا کار را که اشاره کردم در مقوله مدیریت اجرا کنید، خواهید دید که چقدر واقت آزاد خواهید داشت که می‌تواند به امور مهمی نظیر هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی و اقدام اختصاص پیدا کند.
