راه ارتباطات پایدار در کسب‌وکار
هیچ یک،در این شماره گفت‌وگویی جذاب و مفید با آقای ژان بقوسیان داشته‌ام. ایشان موسس و مدیر سایت مدیر سبز، نویسنده کتاب‌های پرفروش و موفقی چون شکستن مرزهای فروش، شکستن مرزهای عملکرد و بازاریابی عصبی هستند. همچنین سال‌هاست مهارت‌های مدیریت منابع انسانی را به مدیران آموزش می‌دهند. این گفت‌وگو، نکات کاربردی زیادی برای شما دارد.
جایگاه ارتباطات و مهارت‌های نرم در کسب‌وکار چیست؟
مسلما یک نفر، خیلی نمی‌تواند کاری انجام دهد. کسب‌وکار بیشتر یک تیم و سیستم است. خیلی‌ها تعریفشان از تیم کسب‌وکار افرادی است که در شرکتشان استخدام هستند. ولی منظور من از تیم مفهوم خیلی بزرگ‌تری است. تمام رسانه‌هایی که با آنها کار می‌کنید جزو تیمتان هستند. با یک چاپخانه کار می‌کنید، جزو تیم شماست و… و پایه ساخت این تیم، ارتباطات است. اشخاص نگاه نمی‌کنند شما فقط پول خوب می‌دهید یا چقدر حرفه‌ای هستید، اولین نکته این است که چقدر ارتباط با شما آسان و لذت‌بخش است یا اینکه طوری باشید که اصلا علاقه‌ای به ارتباط با شما نداشته باشند.
این موضوع در ارتباط با مشتری هم آن بخشی است که آدم‌ها حسشان را از کسب‌وکار ما دریافت می‌کنند. درست است؟
دقیقا، مهم‌ترین عاملی که در درجه اول برای مشتری مهم است آن حسی است که از صحبت و ارتباط با ما، چه از طریق ایمیل، تلگرام یا… می‌گیرد. این موضوع اغلب از محصول خیلی مهم‌تر است.
به نظر شما شایع‌ترین معضل ارتباطی در کشور ما که باعث عدم موفقیت در کار می‌شود چیست؟
به نظر من خیلی‌ها اصلا اصول ارتباطات را بلد نیستند! هر ارتباطی یک‌جور معامله است. خیلی‌ها در این معامله فقط می‌خواهند صد درصد یک‌چیزی را به دست بیاورند. عین این می‌ماند که نمی‌خواهند هیچ پولی بدهند و در ازایش بهترین محصول را هم داشته باشند! خیلی از پیشنهادهایی که در ارتباطات داده می‌شود، مثلا فردی برای مذاکره درباره یک همکاری اینجا می‌آید، پیشنهادش طوری است که 99درصد فقط منافع خودش تامین می‌شود! مثلا فرد به من می‌گوید بیایید تبادل لینک کنیم و سایتش را نگاه می‌کنم در الکسا رتبه 25 میلیون است درحالی‌که کلا 26 میلیون سایت در الکسا رتبه‌بندی شده‌اند! باید ببینیم آنچه می‌دهیم و می‌خواهیم بگیریم در یک وزن قرار می‌گیرد؟ در یک ترازو آیا دو طرف متعادل می‌شود که امکان ادامه ارتباط وجود داشته باشد؟
یعنی فقط به فکر سود خودشان هستند. برای اینکه فهم و نگرش درست در ما ایجاد شود باید چه کنیم؟ این باور درست از کجا در ما شکل می‌گیرد؟
برخی از افراد تازه‌کار که کسب‌وکاری را راه می‌اندازند اصلا به فکر ارتباطات پایدار نیستند. شما بهترین و مفیدترین فرد را در دنیا پیدا کنید که می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک کند، حال دو راه دارید؛ یا زرنگی(!) کنید و یک‌بار به شما كمك کند یا اینکه طوری آن ارتباط را حفظ کنید که تا 50 سال حاضر باشد با شما همکاری کند. خیلی‌ها گزینه اول را ترجیح می‌دهند. فعلا راحت‌ترین راه این است که با یک فریب مقداری سود ببریم و بعدا هم مهم نیست چه پیش می‌آید! پایداری رابطه مهم است و ارتباط لحظه‌ای ارزش چندانی ندارد.
شما شخصا در روابط کاری خود چه اصولی را رعایت می‌کنید؟
چیزی که من خیلی روی آن وسواس دارم این است که ترجیح می‌دهم با کسی که وقت تلف می‌کند اصلا همکاری نکنم. خودم هم به‌هیچ‌وجه وقت کسی را تلف نمی‌کنم. مورد بعدی هم داشتن صراحت کافی است. مثلا آمده‌اند پیش شما تا بگویند آقای رجب‌نیا شما حاضرید صد نسخه از کتابتان را رایگان بدهید تا به خیریه بدهيم؟ یک ساعت در مورد آن با شما جلسه می‌گذارند و بعد از کلی مقدمه‌چینی و تعریف و تفصیل، در پايان یک ساعت هنوز شما نمی‌توانید حدس بزنید دقیقا منظورشان چیست! همان یک جمله باارزش است و در 59 دقیقه باقي‌مانده وقت شما و خودشان را تلف می‌کنند. برای همین من معتقدم در کار، ارتباطی که بیش‌ازحد معمول وقت بگیرد ارزشمند نیست.
پس شما این‌طور درواقع جلوی ارتباطات ناخواسته را می‌گیرید. چطور متوجه این موضوع می‌شوید؟
هر بار در نمایشگاه‌ها حداقل صد نفر می‌آیند و پیشنهاد همکاری دارند. می‌گویند بیایید هفته آینده یک جلسه بگذاریم. من در عمرم با فردی که نمی‌شناسمش جلسه‌ای نگذاشته‌ام! مهم هم نیست چه رده یا رتبه‌ای داشته باشد چون به نظرم فقط وقتم تلف خواهد شد. روال من این است که می‌گویم اگر شما پیشنهاد همکاری دارید یک کاغذ A4 بردارید، یک پاراگراف بنویسید از من چه می‌خواهید و یک پاراگراف هم بنویسید چه سودی برای من دارید. این دو نکته را بنویسید و برای من فکس کنید و من بررسی می‌کنم. چنانچه پیشنهاد خوبی بود اقدامات بعدی را انجام می‌دهم. از آن صد نفر که همه‌شان اعتقاد دارند ایده فوق‌العاده‌ای دارند که کسب‌وکار خودشان و من را متحول خواهد کرد 95 نفرشان اصلا حاضر نیستند دو دقیقه زمان بگذارند و ایده‌شان را روی کاغذ بنویسند! پس چرا من باید صد تا یک ساعت وقت تلف کنم! بنابراین یک سیستم فیلترینگ گذاشته‌ام که از زمانم محافظت کنم مگر اینکه واقعا مورد و پیشنهاد خوبی باشد.
بنابراین شما دارید روی مهارت «نه گفتن» تاکید می‌کنید؟
در پیشنهاد‌ها نه نمی‌گویم فقط سیستمی هست که ببینم واقعا طرف مقابل ایده خوبی دارد و به فکر رابطه‌ای دوطرفه هست یا خیر. حالا که صحبت نه گفتن شد کمی در مورد صراحت بگویم. گاهی در کسب‌وکار جرات نداریم به فرد مقابل صراحتا حرفمان را بزنیم. مثلا شخص مقابل ایده‌ای دارد که ازنظر ما صد درصد مردود است اما چون می‌ترسیم بگوییم یا خجالت می‌کشیم یا حس می‌کنیم فرد مقابل ناراحت می‌شود، چندین بار می‌گوییم حالا هفته بعد تماس بگیرید، حالا داریم بررسی می‌کنیم و… وقت خود و دیگران را تلف نکنیم و اگر نمی‌خواهیم، صراحتا بگوییم.
افرادی که تازه دارند کسب‌وکاری را شروع می‌کنند و آنقدرها اعتباری ندارند و دنبال ایجاد ارتباط‌هايي با آدم‌ها و سازمان‌های بزرگ‌تر هستند. برای آنها چه توصیه‌ای دارید؟
من هم هشت سال پیش که شرکت مدیر سبز را تاسيس کردم هیچ اعتبار و ارتباطی نداشتم. ولی از همان روزهای اول توانستم خیلی سریع ارتباطات خوبی ایجاد کنم. فقط یک اصل را به کار بردم که به خوانندگان مجله شما هم آن را پیشنهاد می‌كنم: فقط فکر کنید که چطور می‌توانید به‌طرف مقابل حداکثر سود را برسانید و هیچ نخواهید و صبر کنید تا به‌موقع طرف مقابل هم سود برساند. من با تمام ناشرهایی که با آنها دوست شدم و همکاری‌مان را شروع کردیم به همين شكل آغاز كردم و الان در حدی است که پی‌دی‌اف می‌فرستم و بدون نگاه‌کردن، کارمندشان ثبت می‌کند و به وزارت ارشاد می‌فرستند و حتی یک ورقش را هم نمی‌خوانند و آنقدر اعتماد هست، همین‌گونه شروع کردم.اولین باری که می‌خواستم با ناشری جلسه بگذارم تمام کتاب‌های آن ناشر را که حدود 50 کتاب مدیریتی بود خریدم و جلوی خودم چیدم و بررسی کردم چه پیشنهادهایی می‌توانم بدهم که آن كتاب‌ها بهتر شوند؟ از روی جلد گرفته تا نوشته و خیلی موارد دیگر. بعد به آن ناشر زنگ زدم و گفتم من از خوانندگان کتاب‌های شما هستم (نه نویسنده، نه مترجم) و می‌خواهم یک جلسه بگذاریم. حدود 25 پیشنهاد نوشته‌ام که چطور کارتان بهتر شود. با خوشحالی قبول کردند و این هم استراتژی‌اي نبود واقعا که بخواهم فوري بعدش بگویم من نویسنده‌ام و می‌خواهم کتابم را چاپ کنید! فقط رفتم پیشنهاد‌هایم را گفتم. دفعات بعد هم ایده‌هایی به ذهنم رسید گفتم و کمک کردم. به‌جایی رسید که خودشان گفتند ما چطور می‌توانیم به شما کمک کنیم؟ نمی‌خواهید کتابتان را چاپ کنید؟ و بعد هم کم‌کم به‌جایی رسید که آنها هم سود زیادی به من رساندند. حالا خیلی از افراد تازه‌کار چطور برخورد می‌کنند؟ می‌روند پیش یک ناشر، می‌گویند من یک نویسنده‌ام، هیچ‌کس هم مرا نمی‌شناسد، خودم یک کتاب هم نمی‌توانم بفروشم، یک ریال هم پول ندارم بیاید ریسک کنید کتاب مرا چند هزارتا چاپ کنید و خودتان هم پخش کنید و بفروشید! خب معلوم است که قبول نمی‌شود چون کاملا سود یک‌طرفه در آن لحاظ شده است.
پس هر آدمی در حیطه خودش و با افرادی که می‌خواهد ارتباط بگیرد ببیند چه کمکی می‌تواند برساند. این نیازمند صبر و آینده‌نگری است. در pr و روابط عمومی با رسانه‌ها چه‌کار کردید؟ شما با مجلات هم رابطه خوبی دارید. چطور با رسانه‌هایی که مربوط به کسب‌وکار ماست رابطه خوبی بسازیم؟
در رسانه‌ها مهم‌ترین موضوع این است که آن رسانه را به‌اندازه کافی بشناسیم، بعد اولین تماس را با آنها داشته باشیم. مثلا مجله‌ای مثل خلاقیت هر دو صفحه‌اش حدود 1200 تا 1500 کلمه است. یک نفر که می‌خواهد همکاری کند باید این را بداند، که مثلا یک مقاله دوهزار کلمه‌ای هیچ‌وقت چاپ نخواهد شد. باید حداقل 10 تا 20 شماره قبلی را کامل خوانده باشد. اگر می‌خواهیم با مجله خلاقیت کار کنیم باید شخصیت آقای یاغچی (سردبیر) را از مقالات و مطالبشان شناخته باشیم. این خیلی حس بدی است که یک نفر می‌آید پیشنهادی به من می‌دهد و اصلا درباره ما چیزی نمی‌داند! یعنی نه وقت گذاشته و نه تحقیق کرده. باید طرف مقابل را خوب بشناسم به خصوص در رسانه‌ها. در ابتداي همکاری هم به‌هیچ‌عنوان دنبال سود نباشیم.
در بحث ساخت تیم و استخدام گاهی می‌بینیم همه دارند یک‌طرفه غر می‌زنند. کارمندان غر می‌زنند که مدیر نمی‌فهمد و خوب نیست و حق ما را می‌خورد و مدیران هم می‌گویند کارمند خوب وجود ندارد! تیم‌های یکپارچه کم می‌بینیم ولی می‌بینیم که واقعا یکپارچگی چقدر باعث رشد و مطرح‌شدن آن کسب‌وکار می‌شود.
در استخدام‌ها بسياري از مدیرها اول برایشان مهارت مهم است بعد شخصیت فرد. مسلما اول باید شخصیت فرد مهم باشد. مهارت خیلی راحت‌تر قابل دستيابي است. ولی احتمال تغييركردن شخصیت افراد خیلی سخت است. اتفاقا همین امروز هم مصاحبه استخدامی دارم. من و همکارانم خیلی روی این مسئله سختگیر هستیم و اگر حس عالی به آن فرد نداشته باشیم استخدامش نمی‌کنیم. استخدام یک سرمایه‌گذاری سخت است، که باید روی آن زمان و انرژی لازم بگذاریم. با این دید استخدام بهتر می‌شود. یک نکته تجربی که من به آن رسیدم این است که خیلی سعی نکنیم افرادی با تیپ شخصیتی شبیه خودمان استخدام کنیم! مثلا من ذاتا درون‌گرا هستم و خیلی حوصله صحبت تلفنی ندارم و دوست دارم در محیط کارم فقط تحقیق و مطالعه کنم. حالا می‌خواهم فردی را برای بخش فروش استخدام کنم. اگر آن فرد هم مثل من باشد احتمالا کارها خوب پیش نمی‌رود. نکته دیگر اینکه خیلی راحت می‌شود در همان جلسه‌ی مصاحبه، ظرفیت‌های مختلف فرد را تست کرد و متوجه شد که چقدر ظرفیت دارد، چقدر قابل‌مذاکره است و آیا می‌شود با او ارتباط خوبی ایجاد کرد یا خیر. مثلا می‌شود همان اول یک ایرادی از طرف بگیرید و ببینید عکس‌العملش چیست. مدیر در فرآیند استخدام باید خیلی شجاع و صریح باشد. مثلا در همین چند روز اخیر افرادی آمدند که در یکی دو سال اخیر پنج بار محل کارشان را عوض کرده‌اند؛ وقتی علت را می‌پرسم به عنوان مثال می‌گویند همه با من بد بودند! اینجا با صراحت بپرسید چه بدی‌ای به شما کردند؟ هر چیزی که برایتان مبهم است با صراحت بپرسید و گاهی هم زیر سوالشان ببرید. خانمی چند روز پیش آمده بود و رزومه انگلیسی نوشته بود. پرسیدم می‌خواهید بگویید خیلی انگلیسی بلدید؟ مگر اینجا شرکت خارجی است؟ گفت آن رزومه را برای جای دیگری نوشته بودم. من هم گفتم یعنی آنقدر وقت نداشتید فارسی کنید؟ چندین بار سعی کردم به همین منوال برخورد قاطعی کنم و در پنج شش موردی که این‌طور برخورد کردم همه را با آرامش و خوبی توضیح داد. نه جبهه گرفت و نه عصبانی شد و خب مشخص می‌شود این فردی ارزشمند و انتقادپذیر است.
