آیا مشتریانتان هزینه خریآیا مشتریانتان هزینه خرید را به‌موقع پرداخت نمی‌کنند؟د را به‌موقع پرداخت نمی‌کنند؟
هیچ یک، پرداخت به‌موقع هزینه محصولات، امری حیاتی برای کسب‌وکارتان است. اما گاهی پیش می‌آید که حداقل یک مشتری، هزینه محصولات را به‌موقع پرداخت نکند. اگر این مشکل ادامه پیدا کرد، وظیفه شماست که دست به‌کار شده و این وضعیت را اصلاح کنید.گزینه‌های زیادی در اختیار دارید که می‌توانید از آنها استفاده کنید.چرا پرداخت به‌موقع بسیار اهمیت دارد؟
در وهله اول بیایید به دلایل اهمیت این موضوع بپردازیم. اگر مشتریانتان هزینه خرید را به‌موقع پرداخت نکنند، چه اتفاقی می‌‌افتد؟گردش مالی؛ اولین و مهم‌ترین اتفاقی که بعد از پرداخت دیرهنگام رخ می‌‌دهد، تاثیر منفی روی گردش مالی شرکت است. اگر به‌موقع پول نگیرید، نمی‌توانید سر وقت و به شکلی مداوم درآمد داشته باشید. اگر درآمد منظمی نداشته باشید، نمی‌توانید بدهی‌ها و قسط‌های شخصی‌تان را نیز سر وقت بدهید. جدا از کسب درآمد منظم، گردش مالی نشانگر توانایی شرکتتان در کسب موفقیت نیز هست. در واقع حتی ممکن است گردش مالی نامناسب باعث تعطیلی شرکتی شود، حتی اگر آن شرکت روی کاغذ و به لحاظ فنی درآمدزا بوده باشد. صورتحسابها را بررسی کنید و اقداماتی را در جهت اصلاح پرداختی‌های دیرهنگام صورت دهید تا بتوانید گردش مالی مثبتی داشته باشید.تنظیم امور حسابداری؛ پرداخت به‌موقع هزینه خرید محصولات باعث می‌شود تا تنظیم و بستن حساب‌های ماهیانه و سالیانه به شکل راحت‌تری انجام شود. صورتحسابهای ثبت‌شده معمولا به عنوان درآمد در نظر گرفته میشوند، ولی اگر این درآمد هنوز وجود خارجی پیدا نکرده باشد، اشتباهاتی در گزارش‌هایتان رخ خواهد داد. شاید این موضوع خیلی برای کسب‌وکارهای کوچکی که به تازگی کارشان را شروع کرده‌اند، اهمیت نداشته باشد، با این حال اگر می‌خواهید گزارش‌های مالی‌تان را به سرمایه‌گذاران یا عموم مردم ارائه دهید، باید توضیحات کاملی در اختیار داشته باشید. شهرت؛ اگر بپذیرید که مشتریانتان با دیرکرد زمانی وجه مورد نظر را پرداخت کنند، به شهرت خود صدمه می‌‌زنید و خود را در معرض مشکلاتی در آینده، از جمله دیرکرد طولانی‌مدت‌تر قرار می‌‌دهید.
مشکلات فزاینده؛ همه این مشکلات در طول زمان بیشتر میشوند، بنابراین هرچه بیشتر برای اصلاح این وضعیت تعلل کنید، با عواقب بیشتری مواجه خواهید شد. به عنوان مثال، وقتی مشتری متوجه شود که پرداخت دیرهنگام ایرادی ندارد، آن را (خودآگاه یا ناخودآگاه) به یک عادت تبدیل می‌کند. هرچه حساب و کتاب‌های مالی ماهیانه و سالیانه‌تان پیچیده‌تر شود، پیش‌بینی میزان پیشرفت کلی‌تان نیز سخت‌تر خواهد شد.
استراتژی‌هایی برای اصلاح دیرکرد زمانی پرداخت مشتریان
خوشبختانه مجموعه استراتژی‌هایی وجود دارد که می‌توانید به کار بگیرید تا از این وضعیت رهایی پیدا کنید.
1- بر فرآیند صدور صورتحساب، کنترل کامل داشته باشید.
فرآیند صدور صورتحسابها را مورد ممیزی و حسابرسی قرار دهید. احتمال دارد که جایی اشتباهی صورت گرفته باشد. اگر فرآیند ثبت صورتحسابها را به صورت کاملا مستند در اختیار ندارید، اصلاحات کارتان را از همین جا شروع کنید. علاوه بر این شما باید همواره نسبت به صدور صورتحسابها و نحوه ارتباط ميان دپارتمان‌های مختلف شرکت آگاه باشید. هرگونه شرایط خرید و جریمه دیرکرد باید به وضوح مشخص شود. اگر فرآیند پیگیری مناسبی نداشته باشید، صورتحساب‌هایتان گم شده یا مورد بی‌توجهی واقع میشوند. این فرآیند دو مرحله دارد: اول اینکه مطمئن شوید فرآیندهای کاری‌تان روی کاغذ منطقی به نظر می‌‌رسند. آیا قوانین سفت و سختی دارید یا کارمندانتان هر شرط و شروطی که بخواهند، برای مشتری می‌‌گذارند؟ سپس با کارمندانتان ارتباط برقرار کرده و به بررسی این موضوع بپردازید که آنها فرآیندهای کاری را به درستی دنبال میکنند.
2- به شکلی رسمی اخطار بدهید.
اگر موعد پرداخت مشتری‌تان چند روز به تعویق افتاده است، می‌توانید اخطاری رسمی برای او بفرستید. در ابتدا ای‌میلی برای او ارسال کنید و با لحنی دوستانه موعد و شیوه‌های پرداخت را یادآوری کنید. اگر کارساز نبود، از ایمیل، نامه یا تماس تلفنی برای پیگیری استفاده کنید. در صورت نیاز می‌توانید به مشتری اخطار دهید که در صورت عدم پرداخت، با مشکلات قانونی روبه‌رو خواهد شد. شاید آنها فقط فراموش کرده باشند هزینه خرید را واریز کنند و شاید برای پرداخت هزینه نیاز به اعمال فشار داشته باشند.
3- شرایط مختلفی را برای بهترین (و بدترین) مشتریانتان در نظر بگیرید.
اگر چند مشتری مشکل‌ساز دارید، یا از طرف دیگر، مشتریانی دارید که همیشه به‌موقع هزینه خرید را پرداخت میکنند، بهتر است شرایط خرید متفاوتی را برای هرکدام از آنها در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر مشتری‌ای همیشه پول را با دیرکرد زمانی پرداخت می‌کند، شرایط سخت‌تر و جریمه مالی در ازای دیرکرد را برای او در نظر بگیرید.
4- شیوه‌های پرداخت متنوع‌تری را بپذیرید.
برخی از مشتریان به دلیل مشکلات و شرایطی که دارند، نمی‌توانند هزینه خرید را به‌موقع پرداخت کنند. این مشکلات ممکن است ناشی از گردش ضعیف مالی یا فشار زیاد کار باشد. خوشبختانه روشهایی وجود دارد که به وسیله آنها می‌توانید این مشکل را حل کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک صورتحساب سنگین را به چند صورتحساب سبک‌تر تبدیل کنید. اگر می‌توانید، مکالمه‌ای دوستانه و صریح با مشتری مورد نظر داشته باشید و سعی کنید با او در مورد نحوه پرداخت به توافق برسید.
5- از شرکت‌های تحصیلداری استفاده کنید.
اگر شرایط سختی دارید و گزینه‌های بالا به شما کمکی نکرد، می‌توانید از شرکت‌های تحصیلداری استفاده کنید. فرآیند این کار ساده است: با یک شرکت تحصیلداری صحبت کنید، صورتحسابهای پرداخت‌نشده‌تان را به آنها بفروشید و مبلغی کمتر از مبغ صورتحساب دریافت کنید و دیگر به آن صورتحساب کاری نداشته باشید! آنها خودشان با مشتری مورد نظر تماس گرفته و بر اساس روند کاری‌شان، وجه مورد نظر را از آنها می‌‌گیرند. البته این روش، روش خوبی برای طولانی‌مدت نیست، چرا که هم باید پول کمتری دریافت کنید، هم آن مشتری را احتمالا از دست می‌‌دهید. اما اگر چاره دیگری نداشتید، این روش را امتحان کنید.
6- با مشتریان مشکل‌ساز کار نکنید.
اگر تعدادی از مشتریانتان به طور مرتب مشکلاتی در زمینه پرداخت برایتان ایجاد میکنند، باید آنها را کنار بگذارید. شاید فکر کنید این کار برای شما که شرکت کوچکی دارید، مانند دورریختن پول است؛ اما اینطور نیست، چرا که با وجود این مشتریان، درآمد ثابتی نخواهید داشت.
7- قانونی برخورد کنید.
اگر همه راه‌ها را امتحان کرده‌اید و باز هم به در بسته خورده‌اید، دیگر وقت آن رسیده که از طریق قانونی دست به‌کار شوید. تا می‌توانید اطلاعات گردآوری و صورتحسابها و فاکتورها را تنظیم کنید، سپس به دنبال یک وکیل خبره باشید تا بتوانید از روش قانونی، حق و حقوق خود را پس بگیرید. البته بررسی کنید که احتمالا هزینه استخدام وکیل و طی‌کردن فرآیندهای قانونی بیشتر از هزینه‌ای که می‌خواهید بگیرید، نباشد، که در این صورت با ضرر بیشتری روبه‌رو خواهید شد.
