افزایش حداکثری کارآیی در جلسات ایده‌پردازی یا طوفان مغزی
هیچ یک،هر چند وقت یک بار برای حل مسئله‌ای دست به دامن جلسات ایده‌پردازی می‌شوید؟ احتمالا تا به حال حداقل یک بار در این‌گونه جلسات شرکت کرده‌اید، حتی اگر متوجه آن نشده باشید. ده‌ها سال است که مردم برای به‌دست‌آوردن ایده‌های جدید یا راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلاتشان به طوفان مغزی (brainstorming) می‌‌پردازند؛ با این حال باید از این جلسات به شکل درستی استفاده کنید تا کارایی‌شان را به حداکثر برسانید.
سعی کنید در این جلسات با آمادگی حاضر شوید تا بیشترین نتیجه را به دست آورید.
طوفان مغزی چیست؟
طوفان مغزی رویکردی است که در آن افراد تشویق می‌‌شوند تا متفاوت فکر کنند و ایده‌هایی به دست بیاورند که ممکن است در ابتدا خنده‌دار باشد، اما با کمی تفکر بیشتر شاید بتواند به راه‌حلی اصیل و خلاقانه منتهی شود. بنابراین در جلسات ایده‌پردازی نباید به انتقاد از ایده‌ها یا پاداش‌دادن به آنها پرداخت؛ فقط باید سعی کنید همه احتمالات را در نظر بگیرید و فرضیه‌های نادرست را در مورد محدودیت‌های مسئله کنار بگذارید. هر گونه قضاوت و تحلیل ایده در این مرحله باعث کاهش توانایی افراد در ایده‌پردازی و محدودکردن خلاقیت آنها خواهد شد. بهتر است ایده‌ها در پایان جلسه و با رویکردهای معمول مورد بررسی قرار گیرند.
چرا باید از این نوع جلسات ایده‌پردازی استفاده کنیم؟
جلسات معمول حل مسئله اغلب تحت‌الشعاع رفتارهای نامناسبی مانند خودسانسوری، بیان حرف‌های کلیشه‌ای، عدم توانایی در مخالفت با افراد ارشد و سایر مشکلات قرار می‌‌گیرند. این جلسات باید روندی تحلیلی و محدود به چارچوبی خاص داشته باشند که همین موضوع راه را بر ایده‌های خلاقانه می‌‌بندد. اما جلسات ایده‌پردازی محیطی راحت و باز ایجاد می‌‌کند که همه می‌توانند در آن مشارکت داشته باشند. ایده‌های عجیب و فکرنشده مورد پذیرش قرار می‌‌گیرند و روی آنها فکر میشود. به دلیل مشارکت همه‌جانبه، راه‌حل‌های خلاقانه و نامحدودی ایجاد میشود.اما فراموش نکنید که اگرچه طوفان مغزی راهحل بسیار خوب و کارآمدی است، اما باید با روشنفکری و رویکردی خالی از قضاوت در آن شرکت کنید؛ در غیر این صورت نه تنها ایده‌های خلاقانه‌ای به دست نخواهید آورد، بلکه به روحیه و احساسات کارمندان خود نیز آسیب می‌‌زنید.
انواع جلسات ایده‌پردازی
– جلسات انفرادی
اگرچه جلسات ایده‌پردازی گروهی کارایی بیشتری نسبت به جلسات قدیمی حل مسئله دارند، اما مطالعات نشان داده‌اند که جلسات ایده‌پردازی انفرادی حتی از آنها هم بهتر و خلاقانه‌تر هستند. این مسئله شاید به این خاطر باشد که در گروه همیشه مشکلات رفتاری به وجود می‌‌آید. به عنوان مثال، در گروه همه به انتظار شنیدن صحبت افرادی می‌‌نشینند که تا به حال حرف نزده‌اند و این افراد هم نمی‌توانند روی ایده همکارانشان متمرکز شوند، زیرا فکرشان تمام و کمال درگیر ایده‌ای است که می‌خواهند بیان کنند. این مسئله در جلسات ایده‌پردازی انفرادی رخ نمی‌‌دهد زیرا دیگر نگران حرف و حدیث دیگران نیستید و میتوانید آزادانه‌تر و خلاقانه‌تر عمل کنید. یکی از نکات منفی این نوع جلسات محدودشدن تجربیات افراد و عدم بهره‌گیری از تفکر جمعی است.برای اینکه بیشترین نتیجه را از چنین جلساتی بگیرید، در مکان آرامی بنشینید و فکر کنید. عواملی را که ممکن است حواستان را پرت کنند، کاهش دهید تا بتوانید روی مسئله مورد نظر فکر کنید. از نمودارها و جدول‌ها نیز کمک بگیرید. این نوع جلسات انفرادی برای حل مشکلات نسبتا ساده مناسب هستند.
جلسات گروهی
در این جلسات میتوانید از تجربه و خلاقیت تمام اعضای گروه بهره‌مند شوید. وقتی ایده ارائه‌شده به وسیله یکی از اعضا به بن‌بست می‌‌خورد، دیگران می‌توانند به او در بسط‌دادن ایده‌اش کمک کنند.یکی از مزایای جلسات گروهی ایده‌پردازی این است که همه احساس میکنند در پیداشدن راهحل سهیم بوده‌اند. این احساس می‌تواند نقش مهمی در فرآیند تیم‌سازی‌تان داشته باشد.جایگاه مدیر یا مسئول جلسه نیز بسیار مهم است، چرا که افراد در این جلسات ایده‌های خامی را بیان میکنند که ممکن است در صورت عدم مدیریت، از سوی دیگران به سخره گرفته شده و احساساتشان جریحه‌دار شود. باید بتوانید این جلسات را به خوبی مدیریت کنید.
جلسات ایده‌پردازی گروهی برای حل مسائل پیچیده، که نیازمند تجربیات فراوان هستند، مناسب‌اند.
روش‌های خلاقانه ایده‌پردازی
اگر متوجه شدید که در طول جلسه نتوانسته‌اید ایده‌های کافی یا خوبی دریافت کنید، بهتر است رویکردتان را تغییر دهيد و یکی از تاکتیک‌های زیر را به کار ببرید.
روش نردبانی
روش نردبانی ابزار ساده‌ای برای مدیریت زمان ورود اعضا به جلسه تصمیم‌گیری یا ایده‌پردازی است که به تمام اعضای حاضر در جلسه این امکان را می‌‌دهد تا قبل از اینکه تحت تاثیر افراد دیگر قرار بگیرند، ایده‌شان را در جمع بیان کنند. این روش در سال 1992 به وسیله استیون روگلبرگ، جنت بارنز فارل و چارلز لووه ابداع شد.
این تکنیک پنج مرحله دارد؛
مرحله اول: قبل از اینکه گروه را دور هم جمع کنید، مسئله مورد نظر را به همه اعلام کنید. به همه زمان کافی برای فکر‌کردن و ایده‌پردازی بدهید و از آنها بخواهید تا بهترین روش حل مسئله را از دیدگاه خودشان بیان کنند.
مرحله دوم: دو نفر از افراد را به عنوان هسته مرکزی انتخاب کنید و از آنها بخواهید در مورد مشکل بحث کنند.
مرحله سوم: شخص سومی را به هسته مرکزی اضافه کنید. نفر سوم ایده‌هایش را برای دو نفر اول شرح می‌‌دهد، سپس ایده‌هایی را که از قبل بیان شده بودند، می‌‌شنود. بعد از اینکه این سه نفر تمام راهکار‌ها و ایده‌هایشان را به اشتراک گذاشتند، در مورد این ایده‌ها به بحث می‌‌نشینند.
مرحله چهارم: همین مرحله را با فرد چهارم و افراد دیگر نیز تکرار کنید. بعد از اینکه هر فرد ایده‌اش را بیان کرد، زمان کافی به بحث و گفت‌وگو اختصاص دهید.
مرحله پنجم: زمانی به تصمیم‌گیری نهایی بپردازید که همه اعضا وارد جلسه شده و ایده‌هایشان را بیان کرده باشند. روش نوبت گردشی
روشی است که به اعضای تیم اجازه می‌‌دهد ایده‌هایشان را بدون اینکه تحت تاثیر دیگران قرار بگیرند، به اشتراک بگذارند. این روش شش مرحله دارد؛
مرحله اول: اعضای تیم را گرد یک میز جمع کنید. به هر فرد یک برگه بدهید تا افراد بتوانند ایده‌هایشان را روی آن بنویسند.
مرحله دوم: جلسه را مدیریت کرده و مسئله مورد نظر را به افراد توضیح دهید. هدف این جلسه ایده‌پردازی را به وضوح بیان کنید. به سوالات پاسخ دهید اما به افراد اجازه بیان ایده‌هایشان و شکل‌گرفتن بحث را ندهید. هدف این مرحله این است که افراد سعی کنند تفکری خلاقانه داشته باشند و در عین حال تحت تاثیر دیگران قرار نگیرند.
مرحله سوم: از هر کدام از اعضا بخواهید در سکوت به ایده خود فکر کنند و آن را روی کاغذ بنویسند.
مرحله چهارم: زمانی که همه ایده‌هایشان را روی نفر کاغذ ثبت کردند، از آنها بخواهید که برگه‌شان را به بغل‌دستی بدهند. در این مرحله همه باید یک برگه کاغذ در دست داشته باشند که ایده نفر بغل‌دستشان روی آن است.
مرحله پنجم: از افراد بخواهید سعی کنند بر اساس ایده نفر قبلی، ایده جدیدی ارائه کرده یا همان ایده را بسط دهند. سپس مرحله چهارم را دوباره تکرار کنید.
مرحله ششم: تا زمانی که وقت دارید، این کار را تکرار کنید تا ترجیحا همه افراد حاضر در جلسه نظرشان را در مورد تمام ایده‌ها روی کاغذها بنویسند. در پایان جلسه برگه‌ها را جمع کرده، بررسی کنید و سپس در جلسه دیگری در موردشان بحث کنید.
روش ایده‌پردازی معکوس
حالا بیایید جهت فکری‌مان را در جلسه ایده‌پردازی تغییر دهیم و از ترکیب «ایده‌پردازی» به اضافه «مهندسی معکوس» استفاده کنیم. برای استفاده از این روش از دو سوال معکوس استفاده کنید:
به جای اینکه بپرسید: «چطور این مشکل را حل کرده یا از آن جلوگیری کنیم؟»، بپرسید «چطور می‌توان این مشکل را به وجود آورد؟». و به جای اینکه بپرسید «چطور باید به این نتایج دست پیدا کنم؟»، بپرسید «چطور باید نتایجی خلاف آنچه می‌خواهم به دست آورم؟»
مرحله اول: به وضوح مشکل یا چالش را بیان کرده و آن را بنویسید.
مرحله دوم: با پرسیدن سوالی مانند «چطور می‌توانم این مشکل را ایجاد کنم؟» مسئله را معکوس کنید.
مرحله سوم: در مورد مسئله معکوس‌شده ایده‌پردازی کنید تا ایده‌هایی معکوس به دست آورید. در این مرحله تمام ایده‌ها قابل قبول هستند.
مرحله چهارم: زمانی که ایده‌هایی در زمینه مسئله معکوس‌شده به دست آوردید و دیگر ایده‌ای به ذهنتان نرسید، وقت آن است که ایده‌ها را معکوس کرده تا مناسب مسئله اصلی باشند.
مرحله پنجم: حالا ایده‌ها و راه‌حل‌ها را ارزیابی کنید. راه حل مناسبی می‌‌بینید؟
ایده‌پردازی معکوس شاید روش عجیبی باشد، به همین خاطر نمونه‌ای از این کار را برایتان فراهم کرده‌ایم تا بهتر متوجه روند کار شوید.
